1、上级卫生行政部的来信必须先到医院办公室，经登记，送
呈院长阅批，待领导指示后，转到各职能科室办理，需要回复，办公室登记回复时间，按规定回复。文件一周内办公室回收，需要传阅的，一般于两天内按文件传阅的排列顺序传到下一位，需要作记录的须作好记录。
2、群众来信，由办公室接收登记后送呈院长批示，按职能范围，送职能科室处理，各科室处理结果在回复来信来记者同时报办公室，并做好登记。
3、医院设意见箱、投拆电话，并由办公室设立专人负责。
4、凡反映我院医务人员医德医风问题，或对医院的工作意见，必须由办公室登记，先送院长批示，然后送职能科室做好调查分析，提出整改措施，报告院领导审核，重大问题或疑难问题，经核实后，报院务会处理。
5、如为医疗纠纷投拆，则按国务院《医疗事故处理条例》的要求办理。
6、医院办公室负责来信的收集、登记、呈送、处理记录、归档、登记内容、收信日期、编号、姓名、单位(或地址)，内容摘要，处理意见。
7、建立星期二上午为院长信访接待日，接待群众来访。
